什么是邮件合并？
邮件合并是Microsoft Word的一项强大功能，允许用户将一个主文档（如通知、邀请函或账单）与数据源（如Excel表格）结合，自动为数据源中的每一条记录生成个性化的文档。
传统邮件合并通常生成一个包含所有记录的合并文档，但在实际应用中，我们常常需要将每个记录保存为独立的Word文件。本文将详细介绍如何实现这一目标。
批量生成单个文档的步骤
第1步：准备数据源
- 在Excel中创建表格，包含姓名、地址、金额等需要个性化的字段。
- 确保第一行为清晰的列标题（如“姓名”、“部门”、“奖金”）。
- 保存并关闭Excel文件。
第2步：创建主文档
- 打开Word，设计好文档的整体格式和内容。
- 将光标定位到需要插入变量的位置，点击【邮件】→【插入合并域】，选择对应的字段（如“姓名”）。
- 可插入多个域以实现个性化内容。
第3步：执行合并到单独文件
- 点击【邮件】→【完成并合并】→【编辑单个文档】。
- 在弹出窗口中选择“全部”记录，点击“确定”。
- Word会生成一个新文档，其中包含所有记录，每条记录之间用分节符隔开。
第4步：拆分为独立文件（关键步骤）
Word本身不直接支持将合并结果拆分为多个文件，需借助以下方法之一：
- 手动拆分：在结果文档中，将每节内容复制到新文档并单独保存。
- 使用宏（VBA）：编写简单VBA脚本自动拆分各节为独立文件（适合高级用户）。
- 第三方工具：使用专门的Word转Excel或文档处理工具进行批量拆分。
应用场景
- 批量生成员工工资条
- 制作个性化活动邀请函
- 输出学生考试成绩单
- 创建客户对账单或发票
- 发放带有个人信息的通知书
使用技巧与注意事项
💡 提示：在合并前使用【预览结果】功能检查内容是否正确显示。
- 确保数据源文件路径不变，避免链接丢失。
- 主文档中合理使用分页符或分节符，保证每份文档独立完整。
- 对于大量数据，建议先测试少量记录再全量生成。
- 合并后的文档可能需要进一步格式调整。