在处理大量个性化文档时，如成绩单、邀请函、合同等，手动创建每个文件既耗时又容易出错。Microsoft Word的邮件合并功能可以完美解决这个问题，尤其当您需要将每条记录导出为独立的Word文件时。
什么是邮件合并？
邮件合并是Word的一项强大功能，它允许您将一个主文档（如信函、标签或信封）与一个数据源（如Excel表格或Access数据库）结合，自动生成多个个性化的文档。
准备工作
准备数据源
创建一个Excel文件，包含您需要合并的所有信息。例如，如果您要生成邀请函，数据源可能包含姓名、职位、公司、地址等字段。
- 确保第一行是字段名（如"姓名"、"公司"）
- 每行代表一条独立的记录
- 保存为.xlsx或.csv格式
创建主文档
打开Word，创建您的模板文档。在需要插入个性化信息的位置，稍后将插入合并域。
例如："尊敬的[姓名]先生/女士："，其中"[姓名]"将是合并域。
执行邮件合并
启动邮件合并向导
在Word中，转到"邮件"选项卡，点击"开始邮件合并"，选择"信函"或其他合适的文档类型。
选择收件人
点击"选择收件人"，然后"使用现有列表"，浏览并选择您准备好的Excel文件。选择包含数据的工作表。
插入合并域
在文档中需要插入个性化信息的位置，点击"插入合并域"，选择相应的字段。例如，在称呼处插入"姓名"域。
预览结果
点击"预览结果"查看合并效果。使用左右箭头浏览不同记录生成的文档。
关键步骤：导出为单独文件
完成合并并导出
点击"完成并合并"，选择"编辑单个文档"。
选择导出选项
在弹出的对话框中，选择"独立的文件"，这将为数据源中的每条记录创建一个单独的Word文档。
保存文件
指定保存位置和文件名前缀。Word会自动为每个文件添加序号（如文档1、文档2）。
提示：如果需要更精确的文件命名，可以在数据源中添加一个"文件名"字段，在合并时使用该字段作为输出文件名。
常见问题与技巧
文件命名
默认情况下，Word会使用序号命名文件。通过在数据源中添加命名字段，可以实现个性化文件命名。
性能考虑
如果记录数量巨大（超过1000条），导出过程可能需要较长时间。建议先用少量数据测试流程。
格式保持
确保主文档的格式设置正确，因为所有生成的文件都将继承这些格式。
错误检查
在最终导出前，务必预览多个记录，确保合并域正确显示，格式没有错乱。