什么是邮件合并？
邮件合并是Microsoft Word提供的一项强大功能，它允许用户将一个主文档（如信函、标签或电子邮件）与一个数据源（如Excel表格）结合，批量生成多个个性化的文档。
例如：您可以使用邮件合并功能，根据员工名单自动生成上百份工资条、录取通知书或活动邀请函。
邮件合并的核心组成
- 主文档：包含固定内容和占位符的Word文件
- 数据源：存储变量信息的文件（常用Excel表格）
- 合并域：插入到主文档中的动态字段，如姓名、地址、金额等
操作步骤详解
第1步：准备数据源
在Excel中创建表格，列标题为字段名（如：姓名、部门、薪资），每行代表一条记录。
第2步：创建主文档
打开Word，撰写通用内容，并在需要插入变量的位置留空。
第3步：启动邮件合并
点击【邮件】→【开始邮件合并】→选择“信函”，然后点击【选择收件人】→“使用现有列表”导入Excel文件。
第4步：插入合并域
将光标定位到需要插入变量的位置，点击【插入合并域】，选择对应字段（如“姓名”）。
第5步：完成合并
点击【完成并合并】→“编辑单个文档”，选择“全部”，Word将生成包含所有记录的新文档。
常见应用场景
- 批量生成员工合同或录用通知书
- 制作个性化节日祝福信
- 打印快递面单或产品标签
- 生成成绩单或缴费通知单
- 创建客户报价单或发票
使用技巧与注意事项
✅ 数据源建议使用.xlsx格式，避免兼容性问题。
✅ 字段名称不要包含空格或特殊符号，推荐使用英文命名（如：Name, Salary）。
✅ 合并前可使用【预览结果】功能检查内容是否正确。
✅ 大量数据合并时，建议分批处理以避免程序卡顿。